1 引 言

　　随着经济全球化和市场竞争的日益激烈，ERP管理成为我国企业管理方式的一个热点。为了充分利用最新的信息化科技手段，全面提升、优化、规范各项管理工作，建立适应信息化需求的扁平、高效组织管理模式，济南钢铁股份有限公司（简称济钢）自2003年2月启动ERP项目，2004年初包括采购、销售、库存、财务等模块的 ERP一期上线。济钢的ERP选用了Oracle公司的Oracle 11.5.9，经过1年的运行，取得了明显成效。

2 单据状态

　　Oracle Purchasing即采购管理是ERP的重要组成部分，主要功能为编制采购需求计划，根据计划创建采购订单并跟踪订单的执行情况，处理订单的接收和退货，建立和维护供应商档案等，包括了整个采购活动的各个环节。

　　主要采购单据包括申请、标准和计划采购订单、采购协议、发放等。单据的审批状态有：（1）未完成：指不完整的采购单据，即在单据录入窗口录入创建了单据，但尚未提交审批。（2）处理中：在单据编辑窗口录入后提交审批，正处于审批工作流中的单据。（3）已拒绝：在审批工作流中，被审批人拒绝的单据。（4）已退回：采购申请被采购员退回。（5）要求重新审批：采购订单与发放在批准后，如果单据创建人对单据的主要数据进行修改，则系统会自动修改单据状态为“要求重新审批”，需要创建人将单据重新提交审批，方可进行订单的进一步处理。

3 单据控制

　　在Oracle Purchasing中，单据的控制活动主要有删除、取消、暂挂、关闭、冻结等。系统一般设置为只有单据创建人具有访问、修改单据的权限，其它人只分配查看单据的权限。

　　（1）删除。对于未提交审批的单据，可以在单据创建窗口直接删除整个单据、单据行、发运。对于已提交审批的单据，可删除其中后来添加的未批准的行、发运和分配。删除后，订单所关联的申请会自动返回申请集，可以使用“自动创建单据”窗口，把这些未执行的申请重新分配给其它采购订单或发放。删除操作执行后，单据数据直接从系统中删除，无法再从相应界面与数据表中查到。

　　（2）取消。单据创建人可以通过完全或部分取消单据头、行、发运、分配，来终止或部分终止与供应商的现有合约关系。如果取消了采购订单实体，则不能接收或支付被取消的物料和服务，但可以支付取消前已接收的订单。另外，不能修改被取消的实体或其组件。如果某申请行已有关联的采购订单，则此行不能被取消。取消操作属不可撤消的操作，只有确保所有需要的活动均完成之后，才可以取消单据或其组件。单据被取消后，在单据汇总界面仍然显示相应数据，但单据不可访问。通过系统设置，采购员可以在取消订单的同时，选择是否同时取消采购申请，否则，申请会自动返回申请集。

　　例如：与某供应商订购了某物料A与B，随后因设计变更，不再需要物料B，这时可取消包含物料B的订单行。如果物料A订购数量为30件，而生产只需要20件，在接收20件并完成后续事务处理后，可以取消订单行，则剩下的10件就会取消，而已接收的20件仍然有效。

　　（3）最终关闭。可以通过最终关闭已完成的单据、行和发运，防止对单据的修改或执行活动。单据最终关闭后，无法在相应的录入表单窗口访问该单据，也不能对最终关闭的实体执行以下活动：接收、转移、检验、交货、更正接收数量、开票、向供应商退货或退回至接收。可以审批包括最终关闭实体的单据，但不能审批在题头层最终关闭的单据。可以打印最终关闭的单据。单据关闭后，与订单关联的申请不会自动返回申请集。单据最终关闭是Oracle Purchasing系统的内部控制活动，不会影响与供应商的合同关系，即与供应商的合同关系依然有效。

　　最终关闭是不可撤消的活动，只有在确保所有需要的活动均已完成时，才能最终关闭单据或其组件，一般不建议执行此活动。

　　（4）暂挂与发放暂挂。只有状态为“处理中”的单据可执行暂挂，单据暂挂可以在撤消审批单据的同时防止打印、接收、开票和进一步审批，直至解除暂挂。例如：在采购订单提交审批后，发现合同条款存在一定问题，在同供应商协商期间，可以先“暂挂”单据，直至问题解决后再执行“发放暂挂”。

　　（5）冻结和未冻结。如果要防止再对采购订单进行任何修改或其它活动，可以冻结采购订单，冻结操作只能在题头和发放层执行。在冻结采购订单后，仍可以接收和支付已订购的货物。如果要防止接收或将发票与此采购订单匹配，则应取消或最终关闭采购订单。冻结操作属可逆操作，在控制单据界面执行“未冻结”，可撤消冻结单据。冻结订单不能在录入表单中被访问。

　　（6）关闭、接收关闭、发票关闭。 Oracle Purchasing 可以根据系统中“采购选项”窗口中指定的控制选项（接收关闭允差、接收关闭点和开票结算允差），自动关闭接收及开票。一旦关闭指定行的所有发运，Oracle Purchasing 将自动关闭该行；一旦关闭指定题头的所有行，Oracle Purchasing 将自动关闭单据。除系统的自动关闭外，还可以在单据控制界面手工将接收关闭或发票关闭，以控制在某期间内的订单接收及开票。例如：系统设置关闭允差为95%，如果订购了某物料100件，已接收了96件，则系统自动关闭此行的接收。如果供应商第一批送来94件，采购员认为剩余的6件可以不再需要，可人工在单据控制界面关闭接收，则此行不可再接收。进行“关闭”后，在单据控制界面可重新“打开”单据。

4 单据控制适用性及控制状态检查

　　表1为申请与标准采购订单允许进行的有效控制活动。表2为单据控制状态检查情况。

当前单据类型	取消	最终关闭	关闭	关闭以开票	关闭以接收	冻结	暂挂	确定
标准 PO 题头	√	√	√	√	√	√	√	√
标准 PO 行	√	√	√	√	√
标准 PO 发运	√	√	√	√	√			√
一揽子协议题头	√	√	√			√	√	√
一揽子协议行	√	√	√
发放题头	√	√	√			√	√	√
发放发运	√	√	√	√	√			√
申请题头	√	√
申请行	√	√

当前单据状态	取消	最终关闭	关闭	打开	发票关闭	接收关闭	冻结	暂挂
未完成								√
处理中								√
批准	√	√	√		√	√	√	√
预批准	√							√
拒绝	√							√
要求重新审批								√
暂挂
冻结			√
已取消
已最终关闭
打开	√	√	√		√	√	√	√
已关闭		√		√			√	√
发票关闭	√	√	√	√		√	√	√
接收关闭	√	√	√	√	√		√	√

　　Oracle Purchasing中，不同的单据类型和实体，允许执行的控制活动不同；同一单据类型，不同的状态下，可执行的控制活动也不同。在选择控制活动时，系统会对单据执行状态进行检查，核实单据的状态是否有效，来决定是否可以执行选定的控制活动。