【飞项】轻量级多人协作软件,让团队高效协同

一、多人协作的场景

其实工作和生活中都不乏有很多需要多人协作的场景,以工作为例:

跟团队小伙伴一起成一个目标

跟其他部门小伙伴一起完成某任务

跟外部团队合作,共同推进一个项目。

 

但是相信不少人都有一个苦恼,那就是经常遇到很多多人协作场景没办法通过微信解决,比如

 

1)协作的事项比较重要,不希望被淹没在一堆群聊当中

2)协作的事情有一定的时间周期,需要排计划去完成

3)协作过程较为复杂,有文件和文字沟通以及衍生的任务

4)事项和事项之间不是脱节的,会有任务分解,统筹等角色

……

 

二、多人协作的主要事项

那我们就扒拉一下,成年人的生活中较为复杂点的多人协作都是什么样的呢这些痛点的背后又是要解决什么诉求和什么问题呢?

 

主要分两个角色结合自己的经验简单说说:

 

1、强合作关系:工作partner

 

工作中的伙伴合作的频率和相互影响比较多 ,同一个部门自不用多说,大家抬头不见低头见,一般协作都是出自于部门的目标需要进行协作,作为一个职业人,肯定是会就事情好好配合

对于上下游部门来说,大家一般也会经常有合作,或者公司360调研,多少会给一些情面,好好配合。

 

这两者都属于以强合作关系,因属性问题有配合的天然必要性要不然给他差评 ,影响他的绩效,当然这属于开玩笑哈

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正因为这种关系 ,其实只要大家约定俗称规则】。要解决的就是信息的有效触达和反馈

 

比如我们新媒体团队内容需要输出一篇产品介绍,这个时候可能会有2个协作角色:

A:经理:审核文章框架、最终稿件

B:设计师:美化图片

主角内容/文案:输出文章框架、图片需求、最终稿件

 

所以对于发起人来说最重要的事情就是:

1)将需求能够清晰的传递给两位需求者,并让他们清晰自己应该在什么阶段做什么事情

2)重要的文件/图片可以有专门的途径传达对方,协作过程有地方可以沟通只关于这个事情的信息,不需要在微信群聊中找信息

3)关键时间点能够提醒双方,避免在繁杂事务中遗漏

 

2、弱合作关系:同学or朋友

 

生活中其实很多弱关系的合作,只不过我们大多时候因为没办法的无奈,就讲究着用微信解决了,哪怕效率低一点。

 

笔者之前就遇到一个事项,我需要跟MBA的同学们协作为新生举办一场迎新活动,这个活动中涉及到多个分组,每个组有一些工作需要协作,但是有更大一部分是需要单独进行

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每组的策划方案以及学生代表负责人都不一样,需要传递到和沟通的也不一样因此就会出现各种各样的群,比如笔者现在因为这个事儿,群突增了35个,每天群信息查看就已经占据了从8-24点 的工作,而这种合作关系对笔者来说最重要的就是:

 

1)工具是轻量化的,不需要建立组织等,可以直接快速合作;

2)合作的链条是松散的且灵活的;

3)重要信息不被微信信息淹没,不要不断出现声音反馈没有看到信息呀,什么时候发布的;

4)关键时间点能够自动提醒,所有人完成以后能提醒我完毕;

5)所有工作的看板,能够清晰的知道每一件事情的进展,需要的话可以进各组检查情况

 

三、我用飞项如何解决多人协作需求

 

其实不难看出,不管是强关系还是弱关系,信息的有效传递和闭环是我们在多人协作中非常关注的点,拿接下来笔者就分析一下在经历了这些痛点以后,着实花费了一番功夫,终端不负有心人,找到了一个80%匹配的多人协作软件——飞项】。

 

接下来就说说我是用飞项这个多人协作软件如何解决如上事项的:

 

1、创建事项,并将事项进行分解成不同的子任务

 

1)飞项可以通过手机/PC客户端、小程序、公众号信息 快速创建事项

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2)简单事项:背景+时间提醒+人即可

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3)复杂事项:分解子事项+背景+时间+批量邀请人

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2、利用多人协作软件将主事项和子任务都派发给需要知悉和处理的人

 

1)通过飞项协作人,主事项选择人员后,子事项可以直接复用,更快速

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2)如果暂不明晰各事项的具体负责人,可以直接发邀请到微信群,让大家自己认领

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3、将需要处理的文件、要求在回复中发送并@对应的人,重要信息标记重点

 

1)母子事项沟通回复有专属空间,互相不被打扰,但是又互相关联

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2)事项沟通中可以发文件、文字、@人#事项;对于划重点信息可以结构化查找

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3)过程小工具,支持延展,会在事项下面结构化展示和通知

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4、日程看板让每日工作优先次序清晰,母子收合让逻辑更流畅

 

1)日程会展示你当日所有事项,包含已延期事项;如果已经完成,直接勾选??就可

2)日程展示会将母子事项收合在一起,但是如果子事项有单独时间在当日,也会单独出来提醒,避免遗漏

 

5、关注飞项公众号,随时查收日报、提醒以及过程进展

 

1)如果你关注了公众号,就可以每天9点之前收到当日日程,快速了解当天的重要工作,对于早报人群太好用

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2)公众号还会收到事项的提醒,避免漏掉

3)公众号还有一个妙用:如果你不想进入小程序或者APP创建,你可以直接复制发到公众号聊天框里面,飞项会自动帮你创建事项。

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飞项现阶段还没有完善的团队看板之类的,但是不需要注册企业,只要你有微信就可以使用,真心觉得只要你跟合作伙伴沟通好大家用多人协作软件来协作,后面协作的事儿就变得很简单了。

 

当然了,如果你不常用可以直接用小程序,经常用就可以下载客户端,最好用组合当日是PC+小程序啦~~

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