在Outlook中查看预览SharePoint文档库的文档

2022-09-12 07:46:52

本文概况

阅读时间: 约2分钟
适用版本：SharePoint Server 2010及以上
面向用户：普通用户，管理员
难度指数：★★☆☆☆

在日常工作中，总有一些常用的文档需要经常打开查看，其实我们可以使用Outlook连接SharePoint中的文档库，自动下载文档并将同其他邮件目录一起显示在导航区域，而且可以直接在Outlook中查看预览文档内容，就像查看邮件一样方便。
当有新文件上传或文件有更新，文件变动也将同步显示在Outlook中，也可以点击在Outlook中的文件夹直接跳转到浏览器中查看。

效果图

实现步骤

打开任意文档库，在文档库根目录点击Ribbon功能区的库选项卡，点击上面连接到Outlook图标按钮

浏览器将弹出安全提示框是否允许浏览器打开此计算机上的程序，点击允许

浏览器启动Outlook后，会询问是否将此SharePoint 文档库-连接到Outlook，点击是即可

允许Outlook连接SharePoint后，会提示输入SharePoint账号密码登陆，这里的界面因SharePoint版本可能不一致，但没有关系，登陆验证即可

验证成功后，Outlook将同步下载所连接文档库的文档到本地

下载后的文件显示在SharePoint 列表栏目下，并与邮件一样会高亮显示未查看的条目，另外文档库中的文件夹层级结构也下载下来了，可以折叠展开显示。

文件预览

选择一个文件，文件内容将在邮件预览区显示，支持Word、Excel、PPT直接预览，PDF需要安装与Outlook兼容的预览程序，也可以直接双击文件直接调用本机PDF默认打开程序预览。

通过邮件发送文件

在已离线的文件上，点击右键，在显示的菜单中选择转发，将显示新建邮件窗口，可以看到文件已经在邮件的附件栏里了，即可输入收件人发送该文件，

在浏览器中打开

在Outlook中查看文件比较方便，但如果需要查看文件的历史版本就需要在浏览器中操作了。我们可以直接在OutlookSharePoint 列表栏目下，在想要在浏览器中查看的文件夹上点击右键，选择在Web浏览器中打开,将自动在浏览器中跳转到SharePoint中所选文件夹目录。

如果在Web浏览器中打开后，提示404错误，请确认在点击连接到Outlook按钮时是否处于文档库根目录。

处理办法：回到浏览器，导航到所要连接到Outlook中的SharePoint文档库根目录，点击连接到Outlook按钮安装上面的步骤重新操作即刻，Outlook中先前已连接的库可以右键删除.

需要注意的是，这些离线到本地的文件属于只读文件，对文件的删除操作都不会保存到SharePoint文档库中。

将文件更改同步到服务器

在Outlook同步的SharePoint文档库文件列表中，双击文档自动调用Office程序打开该文件，选择脱机编辑，将会把当前文件保存在导航栏SharePoint 草稿栏目中并进入编辑模式，修改完成后关闭保存。

在SharePoint 草稿中找到刚才编辑的文件，选中后可以在文档预览区看到提示只能在这台计算机上使用此文档的更改，请打开此文档以签入更改，根据提示双击打开文件，将提示是否尝试将您的脱机更改更新到服务器(会在Outlook检测到联机的情况下提示，否则不会提示),点击更新