合同的签订在线下进行,EAS系统只负责维护合同信息,并将合同扫描版上传到系统中归档,以便市场人员查询合同信息,因此,业务流程中的签订合同活动并未出现在合同管理的业务服务图中。市场人员创建合同的目的其实是归档,以便相关人员(主要是市场人员)查询,故而“归档合同”体现了该业务服务的服务价值。
需求订单管理的业务服务图如图20-11所示。
在梳理客户合作流程的业务服务时,我发现几个领域概念的定义并不清晰:合同、市场需求客户需求和需求订单之间的关系是什么?存在什么样的区别?
当我们发现有多个混乱的领域概念需要澄清时,就要建立统一语言,就这些领域概念达成一致共识。
通过与市场人员的交流,我发现市场部对这些概念的认识也是模糊不清的,甚至在很多场景中交替使用这些概念。在交谈过程中,他们有时还提到“市场需求订单”这个概念。例如在描写市场需求时,他们会提到“录入市场需求”,但同时又会提到“跟踪市场需求订单”和“查询市场需求订单”。在讨论“客户需求”时,他们提到了需要为客户需求指定“承担者”,在讨论“市场需求”时却并未提及这一功能。这似乎是“客户需求”与“市场需求”之间的区别。对于“合同”的理解,他们一致认为这是一个法律概念,等同于作为乙方集团或子公司和作为甲方的客户签订的合作协议,并以合同要件的形式存在。
鉴于这些概念存在诸多歧义,我们和市场人员一起梳理统一语言,一致认为需要引入“订单”(order)的概念。订单不是需求(无论是客户需求还是市场需求)。它借鉴了电商系统中的订单概念,用于描述市场部与客户达成的合作意向。每个合作意向可以包含多个客户需求,相当于订单中的订单项。例如,同一个客户可能提出3条客户需求:
(1)需要5名高级Java程序员、10名中级程序员;
(2)需要8名初级.NET程序员;
(3)需要开发一个OA系统。
这3条客户需求组成了一个订单。一个订单到底包含哪几个客户需求,取决于市场部与客户洽谈合作的业务背景。
引入订单概念后,市场需求与客户需求的区别也就一目了然了。市场需求是市场部售前人员了解到的需求,并未经过评估;公司也不知道能否满足需求,以及该需求是否值得去做。这也是市场需求无须指定“需求承担者”的原因。市场需求在经过各子公司的评估以及财务人员的审核后,就可以得到细化,并在与客户充分沟通后,形成订单。每一条市场需求通过评估,转换为订单中的客户需求。
我们仍然保留了“合同”的概念。“合同”领域概念与真实世界的“合同”法律概念相对应。它与订单存在相关性,但本质上并不相同。例如,一个订单中的每个客户需求可以由不同的子公司来承担,但合同却规定只能有一个甲方和一个乙方。订单没有合同需要的那些法律条款。未签订的合同内容确实有很大部分来自订单的内容,但也只是商务合作内容的一部分而已。在确定了订单后,市场部人员可以跟踪订单的状态,并且在订单状态发生变更时,修改对应的合同状态,但合同的状态与订单的状态并不一致。
在全局分析阶段执行业务需求工作流时,一定要使用统一语言。我们通过业务服务图将业务服务可视化后,对于每一个可能产生歧义的领域概念,一定要大声说出来,及时消除分歧与误解,形成团队内部的统一语言。
(2)项目管理
当项目管理人员(通常为指定该项目的项目经理)开始发起项目立项的服务请求时,就形成了从立项到结项一个完整的项目管理流程,其服务蓝图展现如图20-12所示。
项目管理流程由项目管理人员提交立项申请开始,从管理角度经历了一个项目的完整生命周期。项目管理人员扮演了服务蓝图的客户角色,整个流程的各个阶段都是为项目管理人员服务的。诸如子公司、项目管理部、项目成员和服务中心等只参与项目管理流程,提供交互或支撑行为。
项目管理流程为项目管理人员提供了业务价值。如果要体现目标系统为项目成员提供的业务价值,就需要将项目成员当作服务蓝图的客户,思考它的客户旅程,例如处理迭代问题的流程。可以单独为这个流程绘制服务蓝图。由于视角不同,参与角色的身份也会发生变化。
项目管理流程根据业务目标的不同,分成了4个业务场景:项目管理、项目成员管理、项目计划管理和问题管理。此外,服务中心对硬件资源的分配属于项目管理场景的支持场景,也需要考虑。
在项目管理流程中,同为项目管理目标的业务场景被拆分到首尾两个阶段。在确定项目管理场景的业务服务图时,需要将这两个阶段的业务服务统一,形成图20-13所示的项目管理业务服务图。
服务中心对硬件资源的分配支持了项目立项活动,为整个项目的项目组分配了资源,作为一种支撑活动放在一个单独的业务场景中。其业务服务图如图20-14所示。