本节书摘来自异步社区《Adobe Acrobat XI经典教程》一书中的第6课将Microsoft Word文件转换为Adobe PDF，作者【美】Adobe公司,更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。
将Microsoft Word文件转换为Adobe PDF
Adobe Acrobat XI经典教程
Word是一种流行的字处理程序，使用它可以轻松地创建多种类型的文档。Word文档通常含有文本样式和超链接。在审阅过程中，用户可能添加Word注释。将Word文档转换为Adobe PDF文档时，用户可以使用指定的Word样式转换文本，比如将标题转换为Acrobat书签，将注释转换为Acrobat附注。在转换为PDF时，Word文档中的超链接是保留的。转换得到的Adobe PDF文件的外观将与原Word文档相同，且功能保持不变，但无论是否有Word应用程序，读者都可以在任何平台上阅读它。从Word文件转换得到的PDF文件也可以添加标签，使得内容易于重用和找到。
将Word标题和样式转换为PDF书签
如果Word文档中包含标题和样式，要将其转换为Adobe PDF书签，必须在Acrobat PDFMaker对话框中指定它们（Word样式“标题1”至“标题9”将被自动转换）。这里，您将转换一个使用自定义样式来格式化的工作文档的说明。将该文档转换为Adobe PDF文件时，需要确保该Word文档使用的样式被转换为书签。
1．打开Microsoft Word。
2．在Word中，选择File>Open，导览到Lesson06文件夹中，选择文件SOW draft.doc，单击Open。然后选择File>Save As，重命名该文件为SOW draft_final.doc，保存到Lesson06文件夹中。
首先，需要修改PDF设置，创建以该文档中使用的样式为基础的书签。
3．在Word 2007或2010中，单击Acrobat选项卡中的Preferences按钮，如图6.2所示。在Word更早的版本中，选择菜单Adobe PDF>Change Conversion Settings。
在打开的Acrobat PDFMaker对话框中，包含了控制PDF转换的设置。该对话框中包含的选项卡随使用的Microsoft Office应用程序而异。在Word中，Acrobat PDFMaker对话框包含选项卡Word和Bookmarks。
4．单击Bookmarks选项卡，选择将哪些样式转换为Adobe PDF书签，如图6.3所示。
5．向下滚动列表，为以下样式选择Bookmarks选项：二级、三级、标题和*。这些是您用于创建书签的样式。
注意到，标题和*的层级自动设置为1，二级设置而2，三级设置为3。这些是PDF书签的层次等级。要改变样式的分级设置，单击层级数，然后从下拉菜单中选择一个新的层级。
在Bookmarks选项卡中所做的任何设置只用于Word文档的转换。
将Word注释转换为PDF附注
将Word文档转换为Adobe PDF时，不会丢失任何加入其中的注释。Word文档中的注释可以转换成PDF文档的附注。这里的文档中有两个注释需要保留在PDF文件中。
1．单击Acrobat PDFMaker对话框中的Word选项卡，然后选中Convert displayed comments to notes in Adobe PDF。
在Comment部分，将出现一条要包含的注释。选中Include栏中对应的方框。
2．要修改Adobe PDF文档中附注的颜色，不断单击Color栏中的图标，在各种颜色选项之间循环。这里选择蓝色。
3．要让附注在PDF文档中自动打开，单击Notes open栏中的方框，如图6.4所示。以后如果愿意，可以在PDF文档中关闭附注。
在Word选项卡中所做的设置只用于Word文档的转换。
指定转换设置
在每一版Office应用程序中，PDFMaker都包含了Settings选项卡，您可以从中选择转换设置，以确定如何创建PDF文件。大多数情况下，预先确定的设置文件都能够满足需求。但是，如果需要自定义转换设置，可以单击Advanced Settings，然后为您的文件进行相应的修改。
这里使用Standard设置文件转换这个文档。
1．单击Settings选项卡。
2．从下拉列表Conversion Settings中选择Standard。
3．选中复选框View Adobe PDF Result。选中之后，一旦转换完成，Acrobat将自动显示创建的Adobe PDF文件。
4．选中Create Bookmarks。
5．选中复选框Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF，如图6.5所示。创建加标签的PDF，让文件更方便阅读。
有关更方便地阅读PDF文件的详细信息，请参阅第3课。
6．选择Attach source file，把Word文档作为PDF文件的附件。如果希望读者出于编辑的目的阅读源文件，那么这个选项非常管用。
7．单击OK，按钮使设置生效。
8．选择File>Save，保存当前所做的工作。
ID.tif
注意：
Acrobat PDFMaker将使用这些转换设置来转换Word文档，直到对这些设置进行了修改。
转换Word文件
到目前为止，您已经指定了用作转换文件的设置，接下来把Word文件转换成Adobe PDF文件。
1．在Word 2007或2010中，单击Acrobat选项卡中的Create PDF按钮（tb0601.tif）；对于Word的早期版本，单击Acrobat PDFMaker工具栏中的Convert To Adobe PDF按钮（tb0602.tif）。
2．在Save Adobe PDF As对话框中，给文件命名并保存它。这里将其命名为SOW draft.pdf，并将其保存到Lesson06文件夹中。
PDFMaker将把Word文件转换为Adobe PDF。转换状态显示在Acrobat PDFMaker消息框中。
由于选择了View Adobe PDF Result，Acrobat自动显示转换后的文件。注意到Word注释被转换成一个打开的Adobe PDF附注，如图6.6所示。
3．滚动翻阅文档，找到第一个附注。在阅读了附注之后，单击附注上的关闭按钮。
4．单击导览窗格中的Bookmarks按钮（tb0603.tif），将发现自动创建了书签，如图6.7所示。
在Acrobat XI中，单击PDF文件导览窗格中的书签时，将直接跳转到标题，而不是包含标题的页面顶部。
提示：
在Acrobat XI中，可以编辑Office 2007和2010转换的PDF文件的页眉和页脚。
5．单击导览窗格的Attachments按钮（tb0604.tif），以查看附带的原始Word文件，如图6.8所示。
6．查看完文件后，将其关闭。
7．选择File>Exit，关闭Acrobat。
8．退出Microsoft Word。
ID.tif
提示：
如果只是想使用当前的PDFMaker转换设置转换Microsoft Office文件，可以把Office文件拖到桌面的Acrobat XI图标上或者拖到Acrobat工作区域的一个空白文档窗格中即可。
将Word邮件合并模板创建为Adobe PDF文件
Word邮件合并生成的文档，比如信件，其中包含有收件人的姓名和地址等个人信息。在Acrobat PDFMaker中，可以使用Word邮件合并模板和相应的数据文件直接把邮件合并的文档导出到PDF中。甚至可以设置PDFMaker，在PDF创建过程中把这些PDF文件作为邮件信息的附件。单击Acrobat选项卡中的Mail Merge按钮，启动这个过程。更多信息，可参阅Adobe Acrobat XI Help。
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