如何利用Emacs进行个人时间管理(GTD)

1. 简介

1.1 什么是GTD

Get Things Done(GTD),是一套时间管理方法,面对生活中如下情况:

  • 有很多事情要做
  • 每件事情有主次之分
  • 个人精力有限

我们需要随时很方便的了解我们下一步要做什么,合理的安排我们有限的时间,集中精力完成更重要的事情。

“GTD通过帮助你更好的跟踪和管理你的思绪、需要做的和想做的事,从而使你能在合适的情境中静下心,集中精神完成最重要的任务。”

“GTD不是一蹴而就的。GTD是一套持续的系统,需要不断地实践才能让你更好的掌握,从而成为你信任的系统。”

GTD原则:

  • 收集
  • 处理
  • 管理
  • 执行
  • 回顾

1.2 什么是Emacs

Emacs是一款开源跨平台的编辑器,功能非常之强大,参见陈斌大神的 《一年成为Emacs高手(像神一样使用编辑器)》

而借助丰富的插件,Emacs可以说是目前最为强大的GTD工具没有之一, 本文将重点介绍拿到Emacs后如何配置为一个可以用的GTD系统。如果你想知道一些详细的Emacs-GTD方法,见 用Org-mode实现GTD

1.3 什么是番茄工作法

说道GTD一定要提番茄工作法,番茄工作法的核心是专注,具体做法是:

  • 设定番茄钟,一个番茄钟包括了25分钟持续工作时间和5分钟休息时间
  • 对每项任务估计番茄钟数目
  • 在番茄钟的25分钟工作时间,强迫自己必须极其专注,放弃手机、知乎、微信等等
  • 在番茄钟的5分钟休息时间,翻看微信消息、邮件等
    • 如果有3分钟内能解决的事情,立马解决
    • 如果需要较多时间解决,则加入GTD代办事项

2. Emacs Org-mode 的GTD配置

笔者使用的环境是:

  • Manjaro 17.1.10
  • Gnome 3.28.2
  • Emacs 25.3.1
  • Spacemacs配置文件

2.1 Org Agenda

2.1.1 添加Agenda路径

我们Emacs做GTD工具的核心功能就是Agenda功能,他是一个可以实时查看自己有哪些任务,以及每个任务完成进度的功能,我们可以通过 M-x org-agenda来打开,也可以自定义快捷键(我的是C-c a,借助(define-key global-map "\C-ca" 'org-agenda)),不过首先你需要建立一个专门存放你的GTD文件的目录,并且将org-agenda的目录指定为该目录。

笔者使用的是Spacemacs配置,因此需要在.spacemacs文件中的dotspacemacs/user-config函数中加入如下命令:

(setq org-agenda-files '("/Path/To/Your/GTD/File/"))

2.1.2 自定义agenda模板

打开agenda可以发现,当前仅有自带的几个展示途径:

  • 列出每天、每周的Agenda
  • 列出所有TODO事项
  • 按Tag搜索
  • 按关键词搜索
  • 。。。

我们可以添加一些展示的模板进去,这里参考 子龙山人Spacemacs Rocks的配置方法,将任务按照不同的级别进行展示:

(setq org-agenda-custom-commands
'(
("w" . "任务安排")
("wa" "重要且紧急的任务" tags-todo "+PRIORITY=\"A\"")
("wb" "重要且不紧急的任务" tags-todo "-weekly-monthly-daily+PRIORITY=\"B\"")
("wc" "不重要且紧急的任务" tags-todo "+PRIORITY=\"C\"")
("W" "Weekly Review"
((stuck "") ;; review stuck projects as designated by org-stuck-projects
(tags-todo "project")
(tags-todo "daily")
(tags-todo "weekly")
(tags-todo "school")
(tags-todo "code")
(tags-todo "theory")
))
))

其中的指令其实很好理解,比如:

  • ("w" . "任务安排") 表示了设置快捷键"w"展示任务安排
  • ("wa" "重要且紧急的任务" tags-todo "+PRIORITY="A"") 表示设置快捷键 "wa"展示重要且紧急的任务,筛选条件是 优先级等于"A"
  • ("wb" "重要且不紧急的任务" tags-todo "-weekly-monthly-daily+PRIORITY="B"") 筛选条件是:排除每周、每月、每日标签、且优先级等于B
  • ((stuck "") 表示显示尚未进行管理的任务
  • 下面的"project", "daily"表示展现该类标签下的任务

2.2 添加Agenda目录下的.org文件

2.2.1 ORG文件简介

Emacs org-mode常用来进行富文本写作,非常的强大,我目前觉得相对于Markdown最有优势的地方是:

  • 结构可展开和收缩,非常清晰
  • 代码块功能,直接文本内运行(我承认有些md插件也行,但是没这个好用)
  • latex公式,渲染非常漂亮,行内显示
  • 导出方便且类型多样
  • 所有继承自Emacs的优点

任务关键词

用.org文件可以进行很方便的GTD,他的正文可以添加每个任务的 关键词标注,比如TODO表示将要做,DONE表示做完了等,快捷键是 C-c C-t ,我们可以在init.el文件中添加如下命令来自定义关键词:

(setq org-todo-keywords
'((sequence "BUG(b!)" "|" "FIXED(f!)")
(sequence "TODO(t!)" "SOMEDAY(s)" "|" "DONE(d!)" "CANCELED(c @/!)")
))

可以在 () 中定义附加选项,包括:

  • 字符:该状态的快捷键
  • ! : 切换到该状态时会自动添加时间戳
  • @ : 切换到该状态时要求输入文字说明
  • 如果同时设定@和!,使用@/!

你也可以通过 S-左方向键S-右方向键进行调整,S表示super键,即shift键

任务优先级

其次,他还可以添加每个任务的优先级, 上文中展示了A B C三个优先级,你可以通过S-UP/DOWN来进行调整

子任务完成情况

在每级标题后插入[%][/]即可追踪其子标题的完成情况,前者表示任务完成百分比,后者表示完成进度,当任务发生变化时,该值也会跟着改变

插入时间戳

ORG中你可以对每个任务插入时间戳,C-c C-s 插入Schedule时间, C-c C-t 插入Deadline时间, 或者直接C-c .插入一般时间。

时间戳中可以添加具体时间,如:

<2018-05-29 二 10:00>

也可以添加时间范围,如:

<2018-05-29 二 10:00-11:00>

<2018-05-29 二 10:00>-<2018-05-30 三 10:00>

也可以添加需要重复的时间,如:

<2018-05-29 二 10:00-11:00 +1d>

<2018-05-29 二 10:00-11:00 +1w>

分别表示每天重复和每周重复一次

一个例子

下面是一个简单的例子,包括了主任务,子任务,子任务状态,子任务优先级,子任务deadline,主任务完成进度,以及每个状态的修改时间


* TODO Work[1/3]
- State "TODO" from "" [2018-05-29 二 09:51] ** TODO [#B] 代办事项1 :school:
DEADLINE: <2018-06-10 日>
- State "TODO" from "FIXED" [2018-05-28 一 23:28]
- State "FIXED" from "TODO" [2018-05-28 一 23:28]

2.2.2 ORG文件与GTD

Org-mode是所有事项的文本载体,Agenda从其中进行读取、归档、汇总、统计。我在我的GTD文件夹中添加了如下的.org文件:

  • task 用来存放临时的任务
  • calendar 用来存放每日,每周, 每月固定的任务
  • notes 用来存放平时记得一些笔记,等待归档
  • finished 用来存放已经完成的任务
  • canceled 用来存放已经取消的任务

org-mode的配置可以在头文件中实现 以task为例,我的org头文件如下:

#+LATEX_HEADER: \usepackage{xeCJK}
#+LATEX_HEADER: \setmainfont{"微软雅黑"}
#+ATTR_LATEX: :width 5cm :options angle=90
#+TITLE: Task
#+AUTHOR: 杨 睿
#+EMAIL: yangruipis@163.com
#+KEYWORDS: GTD
#+OPTIONS: H:4 toc:t
#+PROPERTY: CLOCK_INTO_DRAWER t
#+TAGS: { code(c) theory(t) school(s) easy(e) project(p) }

其中最后一行指定了标签类别, 倒数第二行将所有时间信息放在一个抽屉(:LOGBOOK)中,其他的无关紧要(你想知道也可以额,前两行保证了我到处latex时可以输出中文,第三行设置了我的latex格式,后面几行是文档的基本信息,倒数第三行表明需要自动生成目录)。

完成之后,只需要在每一类文件中添加相应的任务,以及TODO等关键词,再运行 M-x org-agenda即可,我将org-agenda绑定至了快捷键C-c a,下面是一个org-agenda演示。

2.3 org-agenda演示

2.3.1 org-agenda查看每日任务

如何利用Emacs进行个人时间管理(GTD)

步骤:

  1. C-c a进入org-agenda
  2. a 进入每日、每周任务
  3. 默认展示的是一周内每天的任务,按d进入当天任务,按w返回每周任务
  4. R (注意大写)查看当天每个任务的完成时间情况
  5. r 刷新状态

2.3.2 org-agenda查看自定义模板

如何利用Emacs进行个人时间管理(GTD)

步骤:

  1. C-c a 进入org-agenda
  2. w 进入自定义的模板
  3. a 选择优先级为a的任务列出
  4. C-c a, wb 选择优先级为b的任务列出
  5. C-c a, W (大写)列出所有模板中的代办任务

2.4 org-capture配置

2.4.1 如何配置

我们经常会遇到一些临时产生的任务、安排、想法等等,我们需要以最快的方法将其添加到我们的GTD系统中去,而org-capture提供了这个功能。

你可通过M-x org-capture打开,也可以绑定快捷键,我是C-c c。打开后可以发现,默认可以添加的任务类型非常少,我在配置文件中加入了:


;; 绑定键位
(define-key global-map "\C-cc" 'org-capture) ;; 这边就是为路径赋值
(defvar org-agenda-dir "" "gtd org files location")
(setq-default org-agenda-dir "/Path/To/Your/GTD/File/")
(setq org-agenda-file-note (expand-file-name "notes.org" org-agenda-dir))
(setq org-agenda-file-task (expand-file-name "task.org" org-agenda-dir))
(setq org-agenda-file-calendar (expand-file-name "calendar.org" org-agenda-dir))
(setq org-agenda-file-finished (expand-file-name "finished.org" org-agenda-dir))
(setq org-agenda-file-canceled (expand-file-name "canceled.org" org-agenda-dir)) ;; 添加每次打开时可添加的任务类型
(setq org-capture-templates
'(
("t" "Todo" entry (file+headline org-agenda-file-task "Work")
"* TODO [#B] %?\n %i\n"
:empty-lines 1)
("l" "Tolearn" entry (file+headline org-agenda-file-task "Learning")
"* TODO [#B] %?\n %i\n"
:empty-lines 1)
("h" "Toplay" entry (file+headline org-agenda-file-task "Hobbies")
"* TODO [#C] %?\n %i\n"
:empty-lines 1)
("o" "Todo_others" entry (file+headline org-agenda-file-task "Others")
"* TODO [#C] %?\n %i\n"
:empty-lines 1)
("n" "notes" entry (file+headline org-agenda-file-note "Quick notes")
"* %?\n %i\n %U"
:empty-lines 1)
("i" "ideas" entry (file+headline org-agenda-file-note "Quick ideas")
"* %?\n %i\n %U"
:empty-lines 1)
)
)

笔者添加了如下任务类型:

  • Todo:需要完成的任务
  • Tolearn:需要学习的知识点
  • Toplay:需要玩的工具等等,优先级最低
  • Todo_other:其他一些不知道归什么类的任务
  • notes:临时产生的待整理的笔记
  • ideas:临时产生的想法,等待细细研究

代码中每个任务都给定了归档的文件路径,以及在对应的org文件中的一级标题名称(如Work,Hobbies等)

2.4.2 演示

如何利用Emacs进行个人时间管理(GTD)

步骤:

  1. C-c c 打开org-capture
  2. t 新建TODO任务
  3. 填写你的任务名称
  4. C-c C-d 增加Deadline
  5. C-c C-c 确认添加,之后这条任务就出现在了task.org之中

2.5 自定义转接 org-refile

当你完成了一个任务,你希望将其从task.org移动到finish.org中,如何快速的实现呢,这时候需要借助M-x org-refile命令,默认是在本文件内部转移,如果要转移到其他文件需要进行自定义:

;; 绑定键位
(define-key global-map "\C-cr" 'org-refile) ;; 添加finished和canceled两个文件路径,并且只转移到一级标题
(setq org-refile-targets '((org-agenda-file-finished :maxlevel . 1)
(org-agenda-file-canceled :maxlevel . 1)
))

3. 番茄工作法插件: pomodoro

3.1 如何使用

Emacs提供了方便的番茄工作法插件,spacemacs自带,将光标移动到接下来要办的事情上,通过M-x org-pomodoro启动,之后你会看到你的spaceline上多了一个计时器,好了接下来25分钟啥也别干了,认真做你的事情吧。

如果想要临时终止的话,可以通过M-x spaceline-toggle-org-pomodoro-off关闭番茄计时。

当然,如果你不想选择番茄计时,而是随意的开始和终止,那么你可以在相应的任务下运行:

  • C-c C-x C-i 启动时钟(不会在spaceline上显示)
  • C-c C-x C-o 关闭时钟

你会发现在对应的org文件任务下多出了一个计时信息:

:LOGBOOK:

CLOCK: [2018-05-29 二 23:39]--[2018-05-29 二 23:39] => 0:00

:END:

3.2 调整提示音音量

(setq org-pomodoro-audio-player "mplayer")
(setq org-pomodoro-finished-sound-args "-volume 0.7")
(setq org-pomodoro-long-break-sound-args "-volume 0.7")
(setq org-pomodoro-short-break-sound-args "-volume 0.7")
(setq org-pomodoro-ticking-sound-args "-volume 0.3")

后记

到此为止基本上介绍完我的GTD系统搭建过程了,后面还有可以继续添加,我的番茄钟要到时间了~~~

如果需要我的spacemacs详细配置文件,可以访问我的github中的spacemacs配置,觉得好用的话不要忘记给个Star哦~

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