文/明道云实施顾问 陈淋文
编辑/蒋礼轩
一、公司背景
中航工程集成设备有限公司为中国航空规划设计研究总院有限公司的全资子公司、航空工业集团公司成员单位，简称AVIC。其专业设置齐全，包括：工艺咨询、热能工程、机械设备设计、表面处理、工业噪声治理、电气控制、自动化、压力容器等十余个专业。该公司依托六十多年的设备研发技术积淀，持续开展行业前沿新技术的研究，在航空试验设备以及工业非标准设备方面一直处于国内行业领先位置。
二、系统需求
1.项目目标摘要
- 解决核心业务流程的项目管理系统；
- 推动从立项到执行过程中各个阶段的运营流程；
- 整合项目中进度情况，对人员资源进行及时管控；
- 方便追溯项目复盘总结，持续优化；
- 提高项目管理效率。
2.产出成果
- 数据对象定义；
- 工作流程和角色定；
- 可用系统、报表看板；
- 系统使用说明。
三、解决方案
1.概要
对于设备工程项目管理，以签订总包合同立项为基点，再将项目执行过程划分为策划、设计、发包、制造、安装、调试、验收这7大阶段。其通过明道云项目管理系统对项目的进度、合同、标准、人员等因素全面管控，及时分析项目可能产生的风险。这样能更好地帮助其规避项目建设风险，提高项目的投资收益率。
2.组织结构
因为各个事业部在业务上彼此独立，并且每个事业部在部分业务流程和数据项上各有不同，所以其各自配备一个应用管理项目，共享基础数据库。这样既利于清晰划分权限，也保障了不同应用的数据具备联通整合的能力。
四、应用场景
1.立项和策划管理
1)用户角色和权限：项目总监、项目经理
2)使用流程
3)立项
创建项目：可以手动创建，按照图中的步骤录入。
注：通常情况下，立项需要经过严密的审批流程。因本案例中项目数据源是外部系统中已生效的数据，故只进行了同步，不涉及审批。
手动创建项目：
4)策划
- 立项完成后，先要对项目进行整体策划。此时，点击「策划」栏目切换，新增项目策划总表。
- 对项目进行总体策划，设定项目进度节点的计划起止时间和人员安排，补充项目开工的资料文件。
- 除了项目的重要进度节点外，还有必须要执行的各类事项。推进项目进度实际上就是逐步去完成事项，所以我们接着切换到「工作任务及各阶段工作负责人」去规划人员和时间。
- 在我们设定好项目的整体计划后，就可以补充上与项目开工相关的资料文件，便于正式开工时使用。
- 每当我们点击按钮，完成一项步骤后，项目里的事项清单就会变更状态和记录时间，形成缜密的项目工程日志。如果我们想要了解项目中各事项的完成进度，亦或者是要追溯某一步骤的操作详情，都可以通过这份日志定位到具体的事务项、时间和人员。
- 项目正式开工前，项目审批表还需要项目干系人签字并确定，再由项目总监审批后生效，最后归档留存。
- 通常项目正式开始前，公司内部需要召开全员启动会介绍项目基本情况，以保障项目的所有参与者都能了解项目，以便于后续沟通协作。
- 所以项目经理点击顶部按钮【启动会】，发起启动会议，记录会议纪要和到场参会情况，并进行存档。
- 在解决好进度里程碑的筹划后，我们接着就可以开始制定人力资源策划和任务单，再将项目资料清单和文件等录入其中。
- 人力资源策划和任务单就是进一步分配项目成员去完成具体的工作事项。通常情况下，这些工作事项是固定标准的任务安排（系统内置了标准的任务项）。这样便于项目成员各司其职。
- 此外，在项目后续推进过程中，我们可能会发现原有的策划需要进行调整。那么，这就可以通过变更申请来实现。
- 比如要变更项目总体策划表。我们先点击【变更】按钮填写原因，然后即可修改内容，最后保存的就是最新版的内容。原有数据会被系统自动备份形成历史版本存档。
- 最后策划阶段完成后，可点击拓展菜单对本策划总表进行打印。
- 快捷打印的步骤见动图所示。
注：其他表单打印步骤同理。
2.设计和发包管理
1)用户角色和权限：项目经理、设计技术人员、供应商
- 设计阶段由项目负责人和技术人员共同填报「设计总表」，技术人员填报后对项目进行核查或补充。
2)使用流程
3)设计
- 设计阶段的主要任务是将完成的设计图纸（比如任务单中的作图任务）在规定时间前邮寄给供应商，便于供应商开工作业。点击「设计」栏目切换，新增设计总表，上传出图手续。
- 然后根据图纸发送情况，上传快递信息。若表明已发送，后续根据供应商的收货回执来更新完成情况。
4)发包
- 项目拆分成多个分包给供应商来完成的过程就称之为发包。因此，发包阶段的任务是管理好供应商的进度。
- 点击「发包」栏目切换，新增发包审批（草稿状态）。确认无误后点击顶部按钮【发起审批】。
- 发起审批后会由经理对预算完成情况进行核对，如果已完成预算则继续审批流程；若没有，则由经理驳回申请，完成预算后再发起。
- 剩余的审批人核对项目相关资料，若准备齐全就会通过申请；若不齐全则驳回修改。
- 最后项目负责人补充完分包的基础信息，并且完成分包的建立。这标志着供应商正式开工。
3.制造和安装管理
1)用户角色和权限：项目经理、供应商
2)使用流程
3)制造
- 项目经理在制造阶段负责管控供应商的制造进度，点击「制造」栏目切换。新增制造总表，填报事项。
- 因为制造阶段的事项更琐碎，所以需要进一步细化。用户创建的「制造进度计划表」，由供应商来填报计划节点，而系统则可以根据预设的节点去通知供应商填报进度，杜绝遗漏延误。
- 同理，施工日志和制造周报也由项目经理构建，系统定时推送给供应商填报。
- 新建周报后，到期时，明道云会自动通知供应商填报。
- 最终填报验收单，以此收尾制造阶段。
4)安装
- 制造完成后，我们就开始进行工程设备的安装，点击「安装」栏目切换。新增安装总表来把控整个阶段。
注：开工手续目前只涉及安全教育培训，后续会拓展到其他三标模块内容。
- 开工手续涉及到安全三标规范等，需要存档以供后续监察。
- 初次创建「安装施工日志」，后续每天自动提醒供应商填报进度。
- 填报罐体就位时不同的选项对应的填报内容不同，根据业务规则动态显隐。
- 对安装阶段的图纸进行复核检查，确定干系人，记录安装检验过程中的步骤。
- 最后进行调试人员申请，我们将调试人员安排对应的项目，让其去现场作业。
- 调试人员申请都将纳入到排程规划的界面，人力投入在各项目上的分配一目了然。辅助项目管理者进行统筹优化，也便于根据项目之间的紧急程度和调试人员的负荷量来进一步调整分配关系。
4.调试验收管理
1)用户角色和权限：项目经理、调试技术人员
2)使用流程
3)调试
- 工程设备安装完成后还需要调试，点击「调试」栏目切换，新增调试总表把控整个阶段。
- 安装阶段最后一步是进行调试人员申请，生效后的调试申请就会通过系统工作流生成对应的调试人员到位记录。如果需要手动补充，则可由项目负责人新建调试人员到位记录，调试人员到场后进行签到。
- 接着上传调试阶段所需的大纲和测试文件。
- 调试人员的施工日志也是可以由项目经理制定，系统自动每天提醒调试人员进行填报。
- 最终进行调试阶段工作的验收，提交验收大纲和试验文件来收尾。
4)验收
- 验收是工程的最后阶段，主要任务就是汇总验收文件，核对项目的总结复盘。点击「验收」栏目切换，新增验收总表填报事项。
- 提交验收资料和报告。
- 开展验收会议。
- 对项目中存在的问题进行记录，约定整改的起止时间。
- 对项目的整体总结和会议纪要存档，推送链接给供应商，让其对项目进行补充评价。
- 供应商收到推送即可补充对项目的评价。
- 在完成项目的总结复盘后，更新收付款进度，最终完成项目验收。
5.基础数据管理和项目看板
1)用户角色和权限：项目经理、系统管理员
2)基础数据
- 每个项目都有大量流动的供应商需要维护，可通过业务项目部和系统管理员共同协作的方法来把控供应商管理：
- 由项目经理提交供应商名单给所属部门负责人审批，审批通过后再由系统管理员统一开通账号，将供应商账号加入系统作为外协人员。
- 对于供应商、客户以及项目通用数据都有系统管理员统一维护，项目成员可以进行查看搜索。若存在遗漏或勘误，项目成员可发起审批流程通知管理员修正。
3)项目看板
- 通过看板，项目成员一方面可以知悉项目外包拆分后供应商的完成进度情况；另一方面，其也能获取到项目策划阶段制定的计划时间和当下执行进度的对比。在项目推进过程中，项目成员可根据快捷按钮前往不同阶段处理事务。
- 除此之外，对于单个项目的进度跟踪和深入分析，可以借助甘特图来呈现。后续文章将详细介绍甘特图在项目管理中的应用，这里就不再展开介绍了。
五、项目总结
中航工程项目管理系统通过明道云极其灵活的特点，实现各事业部业务场景的按需定制。其在搭建过程中将共性层面的功能直接复刻出来，再针对各事业部的特色进行完全自定义的修改、调整，从而完成快速交付。中航工程项目管理系统运用明道云解决了原有做法中需要用Excel、纸质单据提交和管理各类表单带来的不便。
此外，其通过工作流自动触达相关的工作人员以及所需办理的工作事项，将原有的“人找事”转型为“事找人”，保障了项目沟通过程中的完整性和及时性。这使得最终沉淀在系统的项目数据既能作为知识库给未来提供参考借鉴，也能用于追溯复盘总结历史经验。真正做到项目管理的事前预防、事中管控、事后追溯。这对一线业务人员的协同操作和管理层的辅助决策来，提供了强有力的支持和帮助。