企业的人力资源部门经常需要为新入职的员工创建用户ID，有了用户ID以后，才能为新员工建立邮箱、配置应用系统用户和权限、登录内部网站等。为了创建用户ID，人力专员还要同时录入员工的其他基本信息，如姓名、性别、出生日期、联系方式等，这些信息已经保存在企业的招聘系统中，只需要从招聘系统复制粘贴到人力资源系统即可，而不需要人力重新填写一遍，避免了两次输入信息不一致的情况。而建立员工ID的请求通常是由业务部门的主管经理在IT服务请求系统中提出，然后转入人力资源服务流程中，由人力资源专员来处理。所以，整个流程处理涉及IT服务申请系统、招聘系统和人力资源系统。接下来，我们学习为新员工创建用户ID的传统处理流程，如图4-3所示。

 

 

 

图4-3　传统为新员工创建用户ID的处理流程

1）人力资源专员从申请系统发现了一个新的Ticket（服务请求），该请求是帮助某新员工建立员工编号。

2）打开服务请求信息，并复制已经同意录入的应聘人员号码（PA Number）。

3）人力资源专员输入用户名和口令并登录到招聘系统中，粘贴PA Number到查询信息的页面点击“查询”按钮，系统输出该应聘人员的相关信息。

4）由于需要检查这些信息是否完整，人力专员须将数据粘贴到检查表中以检查信息的完整性，并和IT服务申请系统中的信息相比对。

5）再次复制服务申请系统中的信息。

6）粘贴到招聘系统中，并做查询。

7）这时，人力资源专员已经拿到了完整的员工信息，可以建立员工ID了。为了不在人力资源系统中重新录入这些信息，人力专员不断用Tab键切换两个系统页面，逐项复制粘贴数据。

8）在创建员工ID之前，人力资源专员还需要通过电话与员工沟通，确认他是否愿意在本地工作。因为人力资源系统目前只能满足本地入职的员工ID建立，如果是外地入职的员工，需要将信息转给其他地区的人力资源专员来处理。

9）确认是本地工作的员工后，人力专员则登录到人力资源系统，打开“建立员工ID”功能。

10）从申请系统中逐项将所需要的数据信息粘贴到人力资源系统的输入界面中。

11）组织代码、部门经理、成本中心等其他标准数据也补充到人力资源系统中后，点击“生成员工ID”。

12）再将员工ID粘贴到服务申请系统的处理日志文件中，表明该服务请求已经处理完成。

经过流程分析，我们发现除了步骤8（专员通过电话与员工确认工作地点外），其他步骤都是可以通过RPA机器人实现的。我们可以在原来的流程上用灰色标识出那些可以采用RPA机器人执行的步骤，如图4-4所示。

 

 

 

图4-4　识别为新员工创建用户ID的自动化环节（灰色标识）

我们发现如果将RPA机器人也作为一个角色，那么自动化的流程就是由人力资源专员和RPA机器人共同完成的，如图4-5所示。

 

 

 

图4-5　为新员工创建用户ID的目标业务流程

在自动化流程中，从流程管理者的角度看只有三个步骤。

1）由RPA机器人自动检查新的请求，如果发现是建立新员工ID的请求，则自动到招聘系统和申请系统查询和获取信息，并通知人力资源专员。

2）人力资源专员收到通知以后，与应聘者电话确认工作地点，如果确认是在本地工作，则手工启动RPA机器人的下一个任务——“录入系统”。

3）机器人收到人力资源专员发出的指令后，自动将前面查询到的信息录入人力资源系统，生成员工ID。

通过这个自动化场景的案例，我们发现，如果想实现自动化流程就需要逐个分析原有流程的每个步骤，识别哪些可以被RPA机器人实现，哪些不可以。在这个案例中，流程的处理工作大多是操作不同的系统进行复制粘贴，这是典型的旋转座椅模式，是最适合利用RPA实现的。在这个场景中，我们还看到人和RPA机器人协同工作的情况，机器人发送消息给人，人处理完后再启动机器人。这个案例在日常工作场景中是非常普遍且比较简单的。接下来，我们看一些更复杂的案例。

 

 

 

企业的人力资源部门经常需要为新入职的员工创建用户ID，有了用户ID以后，才能为新员工建立邮箱、配置应用系统用户和权限、登录内部网站等。为了创建用户ID，人力专员还要同时录入员工的其他基本信息，如姓名、性别、出生日期、联系方式等，这些信息已经保存在企业的招聘系统中，只需要从招聘系统复制粘贴到人力资源系统即可，而不需要人力重新填写一遍，避免了两次输入信息不一致的情况。而建立员工ID的请求通常是由业务部门的主管经理在IT服务请求系统中提出，然后转入人力资源服务流程中，由人力资源专员来处理。所以，整个流程处理涉及IT服务申请系统、招聘系统和人力资源系统。接下来，我们学习为新员工创建用户ID的传统处理流程，如图4-3所示。

图4-3　传统为新员工创建用户ID的处理流程

1）人力资源专员从申请系统发现了一个新的Ticket（服务请求），该请求是帮助某新员工建立员工编号。

2）打开服务请求信息，并复制已经同意录入的应聘人员号码（PA Number）。

3）人力资源专员输入用户名和口令并登录到招聘系统中，粘贴PA Number到查询信息的页面点击“查询”按钮，系统输出该应聘人员的相关信息。

4）由于需要检查这些信息是否完整，人力专员须将数据粘贴到检查表中以检查信息的完整性，并和IT服务申请系统中的信息相比对。

5）再次复制服务申请系统中的信息。

6）粘贴到招聘系统中，并做查询。

7）这时，人力资源专员已经拿到了完整的员工信息，可以建立员工ID了。为了不在人力资源系统中重新录入这些信息，人力专员不断用Tab键切换两个系统页面，逐项复制粘贴数据。

8）在创建员工ID之前，人力资源专员还需要通过电话与员工沟通，确认他是否愿意在本地工作。因为人力资源系统目前只能满足本地入职的员工ID建立，如果是外地入职的员工，需要将信息转给其他地区的人力资源专员来处理。

9）确认是本地工作的员工后，人力专员则登录到人力资源系统，打开“建立员工ID”功能。

10）从申请系统中逐项将所需要的数据信息粘贴到人力资源系统的输入界面中。

11）组织代码、部门经理、成本中心等其他标准数据也补充到人力资源系统中后，点击“生成员工ID”。

12）再将员工ID粘贴到服务申请系统的处理日志文件中，表明该服务请求已经处理完成。

经过流程分析，我们发现除了步骤8（专员通过电话与员工确认工作地点外），其他步骤都是可以通过RPA机器人实现的。我们可以在原来的流程上用灰色标识出那些可以采用RPA机器人执行的步骤，如图4-4所示。

图4-4　识别为新员工创建用户ID的自动化环节（灰色标识）

我们发现如果将RPA机器人也作为一个角色，那么自动化的流程就是由人力资源专员和RPA机器人共同完成的，如图4-5所示。

图4-5　为新员工创建用户ID的目标业务流程

在自动化流程中，从流程管理者的角度看只有三个步骤。

1）由RPA机器人自动检查新的请求，如果发现是建立新员工ID的请求，则自动到招聘系统和申请系统查询和获取信息，并通知人力资源专员。

2）人力资源专员收到通知以后，与应聘者电话确认工作地点，如果确认是在本地工作，则手工启动RPA机器人的下一个任务——“录入系统”。

3）机器人收到人力资源专员发出的指令后，自动将前面查询到的信息录入人力资源系统，生成员工ID。

通过这个自动化场景的案例，我们发现，如果想实现自动化流程就需要逐个分析原有流程的每个步骤，识别哪些可以被RPA机器人实现，哪些不可以。在这个案例中，流程的处理工作大多是操作不同的系统进行复制粘贴，这是典型的旋转座椅模式，是最适合利用RPA实现的。在这个场景中，我们还看到人和RPA机器人协同工作的情况，机器人发送消息给人，人处理完后再启动机器人。这个案例在日常工作场景中是非常普遍且比较简单的。接下来，我们看一些更复杂的案例。