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在输入一些多级项目时，如果输入前一级内容后，能够自动出现次一级内容，就会减少出错的机会并提高工作效率。

例如我们常用的费用科目有“管理费用”、“经营费用”、“财务费用”，这些属于一级科目，在它们的下面还有二级科目，比如“财务费用”的二级科目就包括“利息支出”、“手续费”等。

如果我们先输入“财务费用”后，希望有一个下拉框能列出只属于它的二级内容以供选择，就会方便很多，这就要用到“级联下拉框”了。

下面介绍制做方法：

第一步：准备工作表
先在一个工作簿中做两个工作表，一个名为“列表”，另一个名为“明细单”。

（提示：这只是一个例子，工作表的名子可以自取，如果放到一个工作表中也可以的）
下面要定义几个“名称”，以便在下拉框中调用。
第二步：定义名称
先定义“一级科目”的名称，选中“列表”中的A1:A4区域，按工具栏上的“插入－名称－定义”.

这时弹出一个对话框，如果与下图的设置一样，直接点“确定”按钮即可。

这样一级科目的名称就定义好了，以后只要引用这个名称，EXCEL就会返回实际的数据区域。
再根据一级科目中的项目，参照上面方法，分别定义它们的二级名称。
定义管理费用二级名称，选中列表的B2:F2区域，按“插入－名称－定义”

定义经营费用二级名称，选中“列表”的B3:E3区域，按“插入－名称－定义”

定义财务费用二级名称，选中“列表”的B4:C4区域，按“插入－名称－定义”

这样所有名称都定义好了，下面就可以用“数据有效性”来添加下拉框了。
第三步：添加数据有效性
打开“明细单”工作表，选中B5:B7区域，按工具栏上的“数据－有效性”

这时会弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中按下图设置。

其中“来源”框中就是我们在上面定义的“一级科目”名称。
（注意：“来源”框中的等号一定要在英文状态下输入）
点“确定”后，一级科目的有效性下拉框设置完毕，下面再设置二级科目的下拉框，也就是我们在文章开头说的“级联下拉框”。
步骤类似，选中“明细单”的C5:C7区域，按“数据－有效性”，并按下面图片设置。

细心的朋友会发现，“来源”框中输入的并不是定义的二级科目名称，而是一个公式。
公式：=INDIRECT(B5)
公式含义：根据B5单元格中的内容，决定应用哪个二级科目名称。
这个公式中用到了INDIRECT函数，它的作用是返回由文本字符串指定的引用，其中括号中的B5就是它的引用字符串所在单元格。
比如B5单元格中的内容是“管理费用”，公式返回的结果就是“=管理费用”，就会在下拉框中应用上面定义的“管理费用”名称；如果B5单元格中的内容是“财务费用”，公式返回的结果就是“=财务费用”，就会在下拉框中应用上面定义的“财务费用”名称。
对话框设置完成后按“确定”按钮，这时会弹出下面一个“错误”对话框：

不用理会，直接点“是”即可。
第四步：使用
所有的设置完成后就可以使用了，点击“明细单”工作表的B5格就会出现一个向下的三角按钮，点这个按钮就会出现一个下拉框，从中可以选择一级科目。
再点C5格，同样也出现按钮，也有一个下拉框，这个下拉框中的内容会根据前一个下拉框的不同而改变。