Excel重新踩坑2:Excel数据类型;自定义格式(设置显示格式);分列操作;其他常用操作;一些重要操作

0、Excel数据类型:文本、数字、逻辑值、错误值

  • 文本数据类型:输入什么显示什么;
  • 常见错误值
    VALUE:文本与数字运算;
    DIV/0:分母为0;
    NAME:公式名称错误;
    N/A:查找值不存在;
    REF:引用单元格被删除;
    NULL:两个数组没有交集;
    NUM:使用无效的数值;
    三个#:单元格宽度不足

1、自定义格式:通过该方法可以规范单元格的显示格式,且不影响原有内容的运算,本质就是改变显示数据,不改变原有数据。

  • 需求1:有的时候你输入的数值,比如“01”,excel就会自动帮你过滤成“1”,这个时候,就要用自定义单元格,把单元格数据类型修改为文本(输入什么显示什么)。
  • 需求2:想要把所有电话号码的一列单元格中电话号码的格式修改为xxx-xxxx-xxxx的格式,方法如下,下面设置中0就是起到一个占位的作用,通过示例可以看到设置的效果。(注意有的格式系统中有自带的,比如日期设置,可以选择即可不用再写格式),注意更改显示格式不会影响单元格里面真实的内容,也就是说,单元格当中真实内容是不会变的,这种特性就能保证单元格当中真实的内容增强可读性,也不会影响真实内容做运算。
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  • 需求3:让数据根据数值大小显示不同的字体颜色,用这个方法给需要筛选定位的单元格做高亮显示挺好。
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  • 需求4:给原单元格内容添加前缀和后缀,不改变原单元格内容,就要用@符号了,注意原内容是数值的,不能添加文字前缀和后缀,也就是说前缀和后缀的数值类型要和原内容一致。
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  • 需求5:如果单元格当中存放的是文本类型的数值,后面要进行数值运算,就需要先把文本的数值转换成数值类型,文本转数值的方式如下:
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    注意:如果单元格中数字太大,单元格就会自动用科学计数法显示,可以通过设置单元格格式——数值的方式让数字完整显示,也可以通过设置单元格格式——文本的方式,还可以在数字前面加单引号。

2、时间日期标准化:

  • 单元格中的时间日期想要通过自定义格式设置格式的话,前提一定是这个单元格中的时间是数值类型才行。
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  • 注意:当出现内置日期格式中所包含的日期数据,无法转换为标准化时间日期时,就要考虑你的日期数据是不是文本数据类型,可以尝试将文本数据类型通过+0或者*1操作转换为数值类型的数据,再进行转换。

3、分列操作:【数据】——【分列】

  • Excel分列功能可按分隔符或固定宽度拆分单元格数据,提高处理效率。
  • 分类操作的功能:
    • 1、文本字符串中有可进行分列的符号或文字,如符号(,、/、*、-、空格等)或者文字(省、市、号等)以及可识别的其他字符。
    • 2、把单元格内容按照固定宽度分列。
    • 3、日期分列,假设有一列单元格包含了日期,格式各一,如2023.03.15、2024-04-16、20231225,我们希望将其转化成标准格式,就要用分列功能。
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      注意:特别说一下对文本类型日期数据进行分列操作,目的是通过分列操作,可以把日期类型的数据转换为标准的日期类型数据,然后方便通过设置单元格格式,修改不同显示格式的日期。本质说这里对日期进行分列相当于对文本格式日期数据进行了一个+0或者*1操作,略显鸡肋。

4、快速选择区域:

  • 全选:Ctrl+A,Ctrl+A会把有内容相同的连片的区域选中。
  • 移动到内容区域边界位置:Ctrl+方向键
  • 选中当前所选单元格到指定方向边界的所有单元格:Ctrl+shift+方向键

5、其他常用功能:

  • 冻结窗格:【试图】——【冻结窗格】,如下比较难理解的操作,做出了说明,其他两个冻结方式比较简单。
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  • 定位条件:快捷键1(Ctrl+G),快捷键2(F5),通过菜单栏查找如下,通过定位条件可以快速定位一个区域当中的条件位置,然后可以批量编辑(选中所有要批量编辑的位置,在最后一个选中位置输入要批量输入的值,按Ctrl+回车)。通过定位条件可以选择只复制选中区域可见单元格。
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  • 分类汇总:【数据】——【分类汇总】,通过列条件进行分类,通过列条件进行汇总(求和,求均值,等),这就需要有几种类型的数据,每一种类型对应多个列数值,就可以对每种类型的列数值进行分类汇总了,用分类汇总平均值的方式演示如下:
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  • 选择性粘贴的高级用途
    • 选择性粘贴可以用来做批量运算,复制——【右键】——选择性粘贴——运算。
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    • 选择性粘贴可以做类型转换:用上面的选择性粘贴运算的方式,让所选的文本内容单元格全部做乘1运算。
    • 选择性粘贴,跳过空单元格功能(粘贴的时候,空白单元格不会复制过来),比如之前复制的数据中用空单元格,粘贴的时候,与空单元格对应的单元格数据就会被空单元格覆盖掉,因此,可以用跳过空单元格的选项,保持粘贴位置有内容的单元格不被复制过来的空单元格覆盖掉。
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  • 查找和替换:快捷键是Ctrl+f,替换时会有一个问题,如果我想把单元格中是0的替换为“缺考”,但是我单元格是70的在替换之后就会出现“7缺考”,这时候就要设置替换选项,如下设置。
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    有时候,替换不仅要考虑单元格内容,也要考虑单元格格式的时候,就可以在查找内容或者替换内容后面设置下格式。
  • 数据验证:【数据】——【数据验证】,任何一列或者一行数据,都可以用来做某个单元格下来列表的数据来源,数据验证设置如下所示:
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    数据验证的圈示功能,可以用于改错,通过数据验证还能圈示不符合要求的数据,当不需要显示圈示时,点击清除即可,好处就是改一个,消失一个圈。案例如下:
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  • ★★★★★★★神奇的快速填充(Ctrl+E):对于有明确规律的填充单元,就可以用Ctrl+E快速填充
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快速填充的菜单栏位置如下:
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6、一些重要操作

  • 1、★★筛选结果选中可见单元格的问题:我想要选中excel中所有筛选出来的单元格,要怎么办?
  1. 进行筛选操作后。
  2. 点击“开始”选项卡中的“查找和选择”按钮(或者直接按“Ctrl + F”,然后在查找对话框中点击“定位”按钮)。
  3. 在弹出的“定位”对话框中,选择“可见单元格”选项,然后点击“确定”,这样就可以选中所有筛选出来的单元格了。

  • 2、去重方式1:★★在excel中a1到a10这个区域中有四种不同类型的数值,我想要用快速的方式把这四种类型提取出来,有没有办法?
    一、高级筛选法
    1. 在数据区域外(如C1单元格)输入这四种类型数值中的一种。
    2. 选中A1:A10数据区域。
    3. 点击“数据”选项卡中的“高级筛选”。
    4. 在“高级筛选”对话框中,勾选“不重复记录”,并将“条件区域”设置为包含刚才输入的那个类型数值的单元格(C1)。
    5. 确定后,将在新的区域得到不重复的数值类型。重复此操作,每次更换C1单元格中的数值类型,就可以提取出全部四种类型。
  • 3、去重方式2
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  • 4、转置操作
    通过复制单元格,然后【粘贴】——【选择性粘贴】——【转置】,如下所示:
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  • 5、合并运算:
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    通过函数公式进行合并运算的方式:
    比如说要在Sheet1中做总表,就可以在Sheet1中对应单元格先输入公式:=Sheet2!E9+Sheet3!E9,然后通过填充柄拖拽,就能完成总表求和,这种方式其实就是跨表运算的方式。
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